Cahier des charges complet
Système K-BUSINESS / KBCSAL

1. Présentation générale

Le présent cahier des charges définit les besoins, fonctionnalités, règles de gestion et exigences techniques du système numérique K-BUSINESS / KBCSAL. Le projet vise à offrir une présence web professionnelle et un outil interne de gestion permettant de centraliser les demandes clients, la facturation, la caisse, les stocks, la boutique, la comptabilité et les ressources humaines.

2. Objectifs du projet

• Présenter les activités de K-BUSINESS de façon claire, moderne et responsive.
• Permettre aux clients de demander un devis, une réservation ou un contact depuis le site.
• Envoyer les demandes vers une base de données MySQL et notifier l’entreprise par email.
• Faciliter la réponse commerciale via WhatsApp avec message prérempli.
• Mettre en place un back-office sécurisé par identifiant, mot de passe et session PHP.
• Gérer les documents commerciaux : devis, factures, proformas, bons de commande et bons de livraison.
• Assurer la traçabilité des opérations par utilisateur afin de limiter les confusions internes.
• Centraliser la caisse, la comptabilité, le stock, la boutique et les ressources humaines.

3. Périmètre fonctionnel

Le système doit fonctionner en local ou en hébergement web compatible PHP/MySQL. Il doit rester évolutif afin d’ajouter plus tard une vraie IA, une passerelle SMS, un paiement en ligne, une sauvegarde cloud ou une application mobile.

4. Utilisateurs, rôles et sécurité

4.1 Comptes utilisateurs

L’administrateur général peut créer un compte pour chaque travailleur en renseignant le nom, prénom, téléphone, email, identifiant, rôle, mot de passe initial et modules autorisés.

4.2 Règles de sécurité

• Connexion obligatoire pour accéder au back-office.
• Mot de passe chiffré dans la base de données.
• Déconnexion et session PHP sécurisée.
• Chaque utilisateur peut modifier son propre mot de passe depuis son tableau de bord.
• L’administrateur peut bloquer, débloquer, supprimer logiquement ou réinitialiser un compte.
• La suppression d’un utilisateur ne doit pas effacer les traces de ses anciennes actions.
• Un compte peut être réattribué ? une autre personne par modification des informations et du mot de passe.
• Les Éléments validés deviennent non modifiables pour les utilisateurs simples.
• L’administrateur général conserve le privilège de modifier ou corriger après validation.

5. Site public K-BUSINESS

5.1 Pages attendues

• Accueil avec bannière industrielle non humaine, statistiques animées et accès rapide aux services.
• À propos avec présentation de l’entreprise, mission, vision, valeurs et informations clés.
• Services : centrale d’achat, logistique, fourniture industrielle, location, transport et accompagnement.
• Granite : présentation des types de granite et visuels adaptés.
• Notre leadership : équipe, postes, descriptions, animations images et textes.
• Partenaires : logos et références partenaires.
• Devis / réservation : formulaire de demande relié au kbcsalgestion.
• Contact : coordonnées, WhatsApp, email et formulaire de message.

5.2 Exigences d’interface

• Site responsive pour téléphone, tablette et ordinateur.
• Menu adapté aux petits écrans.
• Images optimisées et affichage cohérent sans déformation gênante.
• Pied de page complet avec copyright, contacts, emails, liens À propos et Partenaires.
• Bouton de traduction multilingue, notamment français et anglais.
• Assistant FAQ local sans vraie IA pour répondre aux questions fréquentes.

6. Back-office et modules de gestion

6.1 Tableau de bord

• Afficher les indicateurs principaux : demandes, devis validés, factures, caisse, stock bas, congés en attente et activité récente.
• Présenter uniquement les modules autorisés selon le profil connecté.
• Permettre l’accès au changement de mot de passe utilisateur.

6.2 Gestion des demandes clients

• Enregistrer les demandes de devis provenant du site public.
• Changer le statut : nouveau, en traitement, validé, archivé.
• Rechercher par nom, téléphone, service, date ou statut.
• Voir le détail complet d’une demande.
• Exporter les données en CSV pour suivi commercial.
• Ouvrir WhatsApp avec le numéro du client et un message prérempli.
• Notifier l’email centraleachat@k-business-gn.com lors d’une nouvelle demande.

6.3 Gestion des prix et FAQ

• Modifier les prix du granite, transport, location d’engins et prestations depuis l’administration.
• Paramétrer le tarif de livraison par kilomètre fixé à 10 000 GNF dans une même zone.
• Indiquer que les tarifs ville/préfecture sont à négocier.
• Gérer les questions-réponses de l’assistant FAQ local : prix du granite, types, usine, services, horaires, contact et livraison.

7. Documents commerciaux

Le système doit permettre d’élaborer et suivre les documents commerciaux directement depuis le back-office.

7.1 Règles de gestion

• Chaque document doit avoir une référence unique.
• En cas de référence déjà utilis?e, le système affiche un message dûerreur clair ? l’utilisateur.
• La taxe GNF doit être calculée à partir d’un pourcentage saisi.
• Les documents non validés peuvent être modifiés ou supprimés.
• Les documents validés sont verrouill?s pour les utilisateurs simples.
• Le pied de page des documents doit afficher les informations légales et bancaires de KBCSAL.
• L’entête et la signature doivent utiliser les informations du compte utilisateur connecté.
• Le siège et les informations officielles de l’entreprise sont modifiables uniquement par l’administrateur général.

8. Caisse, comptabilité, stock et boutique

8.1 Gestion de caisse

• Enregistrer plusieurs entrées et sorties de caisse par jour et par mois.
• Afficher un tableau mensuel dynamique inspiré du fichier Excel de gestion de caisse.
• Calculer solde de dûpart, total encaissements, total dûcaissements, variation et solde final.
• Générer des reçus de caisse imprimables.
• Faire une clôture journalière avec solde théorique, solde physique et écart.

8.2 Comptabilité

• Gérer un plan comptable simple.
• Enregistrer les écritures comptables par dûbit et crédit.
• Afficher le journal comptable, le grand livre et la balance.
• Valider les écritures et verrouiller les modifications non autorisées.

8.3 Gestion de stock magasin

• Créer les articles avec référence, famille, unité, prix, stock initial, stock minimum et emplacement.
• Gérer les entrées, sorties, ajustements et retours.
• Détecter les doublons de référence.
• Afficher les alertes de stock bas.
• Réaliser un inventaire physique, comparer les quantités et valider les écarts.
• Calculer la valeur estimative du stock.

8.4 Gestion de la boutique

• Gérer les catégories, produits, images, prix d’achat, prix de vente et quantités.
• Suivre les commandes clients et leurs statuts.
• Générer une facture à partir d’une commande boutique.
• Décrémenter le stock lors des ventes.
• Afficher la marge estimative et les alertes produits.

9. Ressources humaines

Le module RH doit permettre de suivre le personnel de l’entreprise, les documents administratifs et les Éléments de présence, congés et rémunération.

• Créer et gérer les fiches employés : identité, téléphone, email, poste, service, salaire, type de contrat et statut.
• Joindre des documents : contrat, pièce dûidentité, diplôme, certificat ou autre fichier RH.
• Enregistrer les présences, absences, retards et observations.
• Gérer les demandes de congé avec validation ou refus.
• Suivre les avances sur salaire.
• Préparer la paie mensuelle et générer des bulletins imprimables.
• Enregistrer les incidents, avertissements ou notes disciplinaires.
• Conserver l’historique de carri?re : changement de poste, promotion, affectation, contrat.
• Afficher des alertes utiles, par exemple la fin d’une période dûessai.

10. Exigences techniques

10.1 Modûle de données principal

La base de données comprend notamment les tables utilisateurs, paramètres société, demandes de devis, messages de contact, documents commerciaux, lignes de documents, paiements, caisse, clôtures, comptes comptables, écritures, stock, mouvements, inventaires, boutique, commandes, employés, présence, congés, avances, paie, incidents, historiques, prix, FAQ, validations et audit.

10.2 Traçabilité et audit

• Chaque action importante doit être enregistrée avec utilisateur, module, action, référence, adresse IP et date.
• L’administrateur général doit pouvoir consulter l’historique par utilisateur, module ou période.
• Les traces doivent rester disponibles même lorsqu’un compte utilisateur est supprimé logiquement.

11. Installation, exploitation et maintenance

11.1 Installation locale

1. Installer ou ouvrir XAMPP.
2. Démarrer Apache et MySQL.
3. Copier le dossier K-BUSINESS dans le dossier web local ou conserver l’emplacement actuel avec un serveur PHP.
4. Créer la base de données MySQL.
5. Importer le fichier kbcsalgestion/database.sql.
6. Configurer les accès dans kbcsalgestion/config.php.
7. Accéder au site public et au back-office depuis le navigateur.

11.2 Exploitation

• Changer tous les mots de passe initiaux après installation.
• Créer les comptes de chaque employ? avec les accès nécessaires uniquement.
• Mettre à jour les informations officielles de l’entreprise dans les paramètres société.
• Contrôler r?guli?rement les rapports, les exports et les journaux dûaudit.

11.3 Maintenance

• Effectuer des sauvegardes r?guli?res de la base de données.
• Sauvegarder le dossier des fichiers uploadûs.
• V?rifier les erreurs PHP et les droits dûaccès après chaque mise à jour.
• Archiver les documents validés et conserver les traces dûaudit.

12. Critères de validation

• Le site public s’affiche correctement sur téléphone, tablette et ordinateur.
• Les formulaires de devis et contact enregistrent les données dans MySQL.
• Les notifications et liens WhatsApp sont exploitables par l?équipe commerciale.
• Chaque rôle voit uniquement les modules autorisés.
• L’administrateur peut créer, bloquer, débloquer, réinitialiser et supprimer logiquement un utilisateur.
• Les documents commerciaux acceptent plusieurs lignes, une taxe en pourcentage et des images de référence.
• Les références dupliqu?es sont refus?es avec un message compr?hensible.
• Les documents non validés restent modifiables et supprimables.
• Les documents validés sont verrouill?s sauf pour l’administrateur général.
• La caisse affiche les entrées, sorties et soldes mensuels de façon claire.
• Le stock affiche les mouvements, inventaires et alertes.
• La boutique permet la cr?ation de produits, commandes et factures.
• Le module RH permet le suivi des employés, présences, congés, avances et paie.
• Les rapports et exports CSV sont disponibles pour le suivi de direction.
• Les actions importantes apparaissent dans le journal dûaudit.